Artículo de Ricardo Pérez Maganto
Director Comercial ATE Outsourcing

Con estas líneas no pretendo elaborar un informe concienzudo sobre el absentismo, abordando datos de estamentos oficiales para luego analizarlos; ya existen muy buenos informes en ese sentido. Simplemente quiero plasmar una serie de ideas que quizás puedan ser interesantes y lleguen a ser motivo de reflexión.

Qué es

Podríamos concretar como el abandono del puesto de trabajo y/o de los deberes inherentes al mismo. Esto se da cuando el trabajador no se presenta en su lugar de trabajo cuando desde la empresa se esperaba que acudiera; dichas ausencias pueden ser tanto justificadas como no justificadas. También puede ser que permaneciendo en su puesto de trabajo no realiza las funciones propias del mismo.

Tipología

Justificado: situación previsible ya que es comunicado a la empresa con antelación, como bajas por incapacidad temporal, paternidad/maternidad, cuando el trabajador solicita tiempo para atender cuestiones personales.

No justificado: falta a su puesto de trabajo sin previo aviso y sin presentar justificante.

Presencial: aun estando en su puesto de trabajo no realiza las funciones propias, dedica el tiempo a la utilización de su móvil, manejo de internet etc.

Datos

En el informe de absentismo laboral del segundo trimestre de 2022 elaborado por Randstad Research se hace referencia a los datos, desglosados por sectores y por comunidades autónomas, del porcentaje de absentismo (6,2%) que de media padecen las empresas en España, esto significa que 1.261.633 personas cada día no acuden a su puesto de trabajo bien de forma justificada por baja médica 977.054 personas (4,8%) bien por otras causas 284.579 (1,4%).

Partiendo de estas medias y llevándolas al sector de la logística vamos a ver cómo impactan.

Causas

Previamente debemos ser conscientes que existe un conjunto de casuística que puede depender tanto del trabajador como de la propia empresa en lo que respecta al absentismo laboral: problemas de salud, conciliación familiar, desmotivación, falta de liderazgo, tipología de jornadas laborales, alta rotación del personal…

También se dan otro tipo de causas sociales, voy a compartir con vosotros una reflexión que me viene rondando la cabeza. La sociedad está en constante evolución; no es lo mismo la existente hace 60 años, que la de 30 años atrás, ni por supuesto la sociedad actual. Los valores de las distintas generaciones han cambiado y lo que esperan y buscan de la vida también. Junto a esto un trabajador hace 60 años entraba de aprendiz en una empresa y salía ya jubilado; hace 30 había más rotación (aunque no se veía muy bien un excesivo cambio de empresas), el trabajador actual mantiene constantes cambios y movimientos en su vida laboral como consecuencia de unos valores, necesidades y prioridades distintas a las de las generaciones anteriores.

Si juntamos el cambio de la sociedad con la realidad laboral actual obtenemos que la implicación en el trabajo (por regla general) no sea muy alta y esto incide muy directamente en el absentismo laboral.

Consecuencias

Las consecuencias derivadas del absentismo laboral afectan tanto a la propia persona absentista, como a sus compañeros, a la empresa y a los clientes de ésta.

Somos conscientes que el absentismo laboral, bien sea por accidente de trabajo o por otras causas, provoca una serie de costes. Por nombrar algunos: salarios abonados, coste de seguridad social, pérdida de productividad, costes de selección y aprendizaje del sustituto, posibles indemnizaciones y multas por parte de la empresa en relación a salud laboral, entre otros muchos.

¿Conocen los trabajadores las consecuencias negativas del absentismo?

Vamos a analizarlas:

Por supuesto que lo primero que sufre el almacén es que el recurso que esperábamos para realizar una tarea concreta no está, por lo tanto, si quiero sacar la tarea adelante tengo varias opciones:

• Redistribuyo el personal para que dejen de hacer otras funciones (lo urgente y lo importante).
• Pago horas extras
• Contrato a una persona por ETT

Tenemos claro que el cliente no va a entender de absentismo que podamos sufrir, él seguramente dé servicio a sus propios clientes.

Vamos a plantear un caso concreto, en el escenario situamos a una empresa del sector de la logística en la zona de Madrid donde la presencia del sector es muy importante, pero podíamos plantearnos cualquier otra localización; para ello nos acogemos al CONVENIO COLECTIVO DE LOGISTICA, PAQUETERIA Y ACTIVIDADES ANEXAS AL TRANSPORTE DE MERCANCIAS DE MADRID, (BOCM Núm. 222 – VIERNES 17 DE SEPTIEMBRE DE 2021). Dentro del mismo asumimos que el absentismo va a estar centrado en la categoría de mozo ordinario, para no complicar el ejemplo, y con el salario más básico del convenio, salario bruto anual de 20.432,46 € (tablas 2022).

Pues bien, en esta situación si partimos de una empresa, para hacer número redondos, de 50 trabajadores y el porcentaje de absentismo es del 6,2% eso significa que el coste que supone a la empresa ese 6,2% es el siguiente:

(1.768 Horas Anuales de Convenio X 50 Trabajadores) X 6,2% = 5.481 horas año, si lo pasamos a días son 685.

Cuando en la empresa se produce el absentismo laboral tenemos varias opciones para intentar mitigarlo.

Opción 1: cubrir las horas con recursos propios

Sin contamos que la hora extra que debemos abonar al trabajador es de 14,30€ y necesitamos cubrir una jornada de 8 horas debemos abonar en concepto de horas extras 114,4 € más coste empresa pongamos un 33% nos da 37,75€, para un total de 152,15 € por 8 horas extras

Esto supone que o bien reubico al personal para que deje de hacer otras actividades y puedan producirse retrasos en esas otras funciones o bien dejo esta actividad para el final y pueden producirse retrasos en el proceso donde se ha producido la ausencia.

Opción 2: no cubrir la posición e intentar recuperar el día siguiente, esto puede ocasionar dejar de dar servicio a un cliente. Como todos sabemos, la confianza en nuestros clientes se granjea durante mucho tiempo, pero se puede perder en un solo día. Si además estamos en fase de renegociación con clientes o la competencia presiona con precios mucho más ajustados, puede ser el detonante para perder una cuenta.

Opción 3: cubrir las horas por ETT
Calculamos una posible tarifa de ETT para la categoría de mozo de almacén: 20.432 € (salario bruto anual) /1768 (nº de horas anuales) = 11,56 €/hora. A esta cantidad le aplicamos un fee medio de una ETT p.e. 1,53 nos da como resultado la tarifa de 17,69€/hora. Tendremos que añadir la penalización por contratos inferiores a 30 días 27,53 € más el 5% de gastos de gestión de la ETT, nos da 28,91€
Por lo tanto, si contrato un servicio de ETT para 8 horas supone un coste de 170,43€; hay que contar además con el hándicap de que las ETT no hacen magia y en zonas donde el reclutamiento es muy complicado la adecuación del personal al puesto no siempre es la adecuada, por lo que puedo tener un recurso para cubrir una ausencia y no es productivo por falta de experiencia.

Medidas

Sabemos que se trata de un mal endémico, que convive con nosotros en el día a día con total normalidad; aunque sea recurrente y las cifras puedan estar más altas o a la baja lo que está claro, por lo menos por mi parte, es que no puede ni debe ser normalizado.

Nadie tiene una fórmula mágica para poder disminuir de forma radical este coste para las empresas, sí que es verdad que aplicando distintas acciones puede disminuirse.

Antes de tomar medidas debemos cuantificar el absentismo que soporta la empresa.

Una fórmula sencilla para calcular el índice de absentismo:

Nº Total de Horas de Absentismo/Nº Horas Trabajadas X 100

Acciones materiales e inmateriales:

• Dentro de las primeras, tenemos la inversión que podemos hacer tanto en EPIs, como en instalaciones y maquinaría.
• Medidas inmateriales: todas aquellas destinadas a la formación y a la concienciación el trabajador.
• Para el caso de las inmateriales, también tengo claro que en el día a día hay que lidiar con la dicotomía de lo urgente-importante; ahí tenemos que liderar para dar una formación adecuada en PRL, realizar reuniones periódicas con los responsables de equipos para que en cascada se realice la concienciación de la buena praxis laboral.

Este conjunto de medidas va a conseguir eliminar el absentismo, por supuesto que no, pero podemos minimizarlo.

Otro tipo de acciones:

• Para mejorar el clima laboral dentro de la empresa, comparto unas cuantas ideas: mejorar la comunicación interna, implementar distintos beneficios sociales (seguro médico, tickets guardería, …).
• Elaborar un plan de carrera.
• Evaluación del desempeño.
• Limitar acceso a internet.

Todas estas medidas o cualquier otra planteada en este sentido tiene que tener un criterio y no ser implementada por modas o afinidades.
Somos profesionales y lo que se espera de nosotros es saber de dónde partimos y hacia dónde queremos ir, analizar, tomar datos, corregir, volver a tomar datos y continuar en la búsqueda del objetivo.

Posibles soluciones

A través de estas líneas hemos definido el absentismo para conocer sus números y posibles medidas que se plantean para corregirlo; conocemos el porcentaje concreto de absentismo en mi empresa, sabemos el coste que representa en función de las opciones anteriormente analizadas; ahora podemos plantear una serie de situaciones para intentar reducir el porcentaje que tengamos.

SITUACION A

• 1. Inversión en medios materiales
  Soy consciente que no siempre se dispone del músculo financiero para poder afrontar inversiones que en algunos casos pueden ser elevadas; también puede ocurrir que el día a día no nos permita asumir el tiempo que requieren las mejoras en los distintos procesos: cambiar el tipo de muelle, por ejemplo.
  Pero lo que sí debemos de hacer es conocer los costes que nos supone el absentismo para poder tomarnos el tiempo suficiente para abordar ciertos cambios y retornar esas inversiones en una reducción sustancial en dicho concepto.
  Partiendo del ejemplo de la empresa con 50 trabajadores y una carencia de horas por distintos motivos, justificados o no, el absentismo supone al año un número importante de euros que debemos minimizar.
  Además, debemos tener en cuenta que en muchas ocasiones la inversión no tiene por qué ser cuantiosa: señalizaciones adecuadas, EPIs reglamentarios, etc.
• 2. Inversión inmaterial
  En este sentido podemos plantear varias medidas que incidan en la reducción del porcentaje de ausencias:
  • Formación para los distintos equipos en materia de PRL.
  • Concienciación de la buena praxis en el puesto de trabajo con reuniones periódicas donde se involucre al personal.
  Esta inversión en tiempo, por supuesto que, se traduce en €, pero no es menos cierto que el retorno cubre con creces el tiempo empleado.
  Con estos dos puntos quizás podamos reducir el absentismo justificado por ausencias debidas a unas condiciones laborales no adecuadas.

SITUACION B

Qué podemos plantear para ese otro porcentaje de absentismo que no está justificado ni previsto.
Debemos preocuparnos por motivar a los equipos, para ello es necesario saber qué esperan de nosotros, intentar darles visibilidad en la empresa y, por lo menos, el que tiempo que estén con nosotros estén implicados.

• Comunicación con los equipos. Hacerles saber lo que provoca el absentismo de forma inmediata para la empresa, con los costes de oportunidad que supone dejar de dar servicio a un cliente, sobrecarga de trabajo para los compañeros, etc. Si los concretos datos de absentismo no justificado son muy elevados, plantear algún tipo de mejora social por cada punto de reducción del porcentaje de absentismo.
• Que el trabajador tenga un plan de carrera, visibilidad por su parte (sea la que sea). Un trabajador motivado rendirá mejor, será ejemplo de los demás.
• En lugar de turnos rotativos plantear turnos fijos, distintas tipologías de jornadas; con esto buscamos una mayor conciliación.

SITUACION C

Hemos realizado un análisis estratégico de la empresa y tenemos ciertas cuestiones a mejorar, entre ellas el absentismo, el proceso donde incide el mayor porcentaje de absentismo no es mi actividad principal, por esa cuestión puede que no le dedique tanto tiempo o esfuerzo. Puedo tomar la decisión estratégica de externalizarlo para que un especialista gestione de forma eficaz y eficiente ese proceso, que, para él, sí es su actividad principal; únicamente me tengo que preocupar de exigir el cumplimiento de unos KPIs y dedicar todo mi esfuerzo a mi actividad principal que es la que sustenta el negocio.

Todo esto no es más que una reflexión sobre el absentismo laboral.